David Allen, creador del método GTD («Getting Things Done«), y considerado uno de los mejores «coaches» del mundo por la revista Forbes, explica en su libro «Sé más eficaz«:

• 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo.
• Las cinco fases para controlar y organizar tus asuntos.
• Un modelo de planificación natural de proyectos.
• Un modelo de revisión semanal.

 

 

52 claves para mejorar tu productividad

Estas 52 claves están agrupadas en 4 bloques:

BLOQUE 1: Vacía tu mente para ser más creativo

1. Hacer limpieza abre nuevas perspectivas.

2. Sólo puedes sentirte bien con lo que no estás haciendo cuando sabes qué es lo que no estás haciendo.

3. Saber cuáles son tus compromisos te permite escoger mejor tus nuevos compromisos.

4. Para llegar adonde quieres, primero debes saber dónde estás.

5. Las infinitas oportunidades se aprovechan a través de posibilidades finitas.

6. Tener dos compromisos distintos en la mente lleva al estrés y al fracaso.

7. Las prioridades sólo funcionan en el ámbito consciente. El peligro de los proyectos «no tan importantes».

8. Cerrar temas pendientes libera energía.

9. Si lo tienes en la mente, probablemente no lo estás haciendo.

10. La creatividad aparece cuando se le deja espacio.

11. Cuanto más profundo es el canal, mayor es el flujo.

12. Preocuparse es una pérdida de tiempo.

13. Tú no eres tu trabajo.

BLOQUE 2: Enfoca tu atención de forma productiva

1. Para más claridad, mira desde más arriba.

2. No verás el modo de hacerlo hasta que te veas haciéndolo.

3. Trabajar lo suficiente es imposible.

4. La energía sigue al pensamiento.

5. Cuanto más clara esté tu meta, más medios tendrás para alcanzarla.

6. Lo mejor es preferible a lo bueno.

7. Cambio de enfoque igual a cambio de resultado.

8. La perspectiva es la mercancía más valiosa del mundo.

9. Debes pensar más en tus asuntos. La productividad no se da por sí sola.

10. No debes temer tanto pensar en tus asuntos. Sé completo con lo incompleto.

11. Si sabes lo que estás haciendo, la eficiencia es tu única oportunidad de mejorar.

12. Estar en la «zona» consiste en tener sólo una cosa en la mente.

13. El valor de una meta en el futuro es el cambio que esa meta promueve en tu presente.

BLOQUE 3: Crea estructuras funcionales

1. La estabilidad a un nivel hace posible la creatividad a otro nivel.

2. Forma y función deben estar coordinadas para obtener la máxima productividad.

3. Tu sistema debe ser mejor que tu mente para que tu mente pueda desconectar.

4. La capacidad de respuesta mejora la viabilidad.

5. Tu sistema es tan bueno como el eslabón más débil.

6. La efectividad de tu sistema es inversamente proporcional a la atención que le dedicas.

7. La función sigue a la forma.

8. No puedes ganar en un juego que aún no has definido.

9. Siempre que hay dos o más responsables de algo, lo más probable es que no haya ninguno.

10. Cultiva tus principios en lugar de fiscalizar tus prácticas.

11. Usa tu mente para pensar sobre tu trabajo, en lugar de pensar en tu trabajo.

12. Tus pensamientos son más valiosos de lo que crees.

13. La necesidad de organizarse y de hacer planes es inversamente proporcional a los recursos que crees tener.

BLOQUE 4: Relájate y ponte en marcha

1. Eres el único jugador de tu partida.

2. El exceso de control es una forma de descontrol.

3. Cuando mejor te van las cosas, mejor deberían irte. ¡Salta!

4. Confiar en la acción elegida requiere autogestión a múltiples niveles.

5. Tu poder es proporcional a tu capacidad de reacción.

6. Las sorpresas esperadas no son ninguna sorpresa.

7. Cuanto más amplio es tu horizonte, más fluidos son tus movimientos.

8. La mejor manera de ganar velocidad es frenar.

9. No tienes tiempo de realizar ningún proyecto.

10. Las pequeñas cosas, hechas de forma consistente, tienen un gran impacto.

11. Para saber algo, tienes que hacer algo.

12. Es más fácil moverse cuando ya se está en movimiento.

13. Los mayores éxitos surgen del mayor número de fracasos.

 

 

¿Y a ti, qué tres claves te parecen las más importantes?

 

Las cinco fases para controlar tus asuntos

Según el autor las cinco fases para conseguir un control «horizontal» general de tus asuntos son:

1. Recopilar

• Recopila todo lo que merece tu atención en «recipientes» externos y seguros (bandejas de entrada, buzones de correo electrónico, blocs de notas, mensajes de voz, etc.) para sacarlos de tu memoria a corto plazo.
• Maneja tan pocos recipientes de este tipo como puedas y tantos como necesites.
• Procesa y organiza el material para vaciarlos regularmente.

2. Procesar

• Procesa los ítems que has recopilado y toma decisiones acerca de cada uno de ellos.
• Si no da pie a ninguna acción, tíralo, déjalo a un lado para un posible examen posterior, o archívalo como referencia.
• Si da pie a alguna acción, decide cuál va a ser la próxima acción física y a continuación:
  • Hazla, si requiere menos de 2 minutos.
  • Delégala y ponla en la lista de «espera».
  • Pospónla y ponla en la lista de acciones pendientes.

3. Organizar

• Agrupa los resultados del procesamiento de tus inputs en categorías identificables y revisables. Las cuatro categorías clave son:
  • Proyectos (proyectos que te has comprometido a terminar).
  • Calendario (acciones que deben ocurrir en un día o momento específico).
  • Próximas acciones (acciones que deben hacerse lo antes posible).
  • En espera (proyectos y acciones que en principio deben hacer otros, pero de los que eres responsable).
• Añade a todas estas listas las subcategorías que hagan falta para facilitar su uso (llamadas, recados, en casa, en el ordenador, etc.).
• Añade listas de objetivos y valores a más largo plazo que influyen sobre ti.
• Añade otras listas de control que puedan resultar útiles según las necesidades (descripción de tu trabajo, listas de generación de eventos, diagramas organizativos, etc.).
• Mantén un sistema de archivo de referencia general para la información y los materiales que no van asociados a ninguna acción pero que deben ser recuperables con facilidad.
• Mantén un sistema de referencia de posibles acciones para momentos posteriores (listas de «algún día/tal vez», agendas, ideas inspiradoras).
• Mantén los archivos necesarios de información de soporte para los proyectos (puedes guardarlos en un sistema de referencia o en zona de espera).

4. Revisar

•  Revisa el calendario y las listas de acciones a diario, o siempre que tengas tiempo para realizar alguna de las acciones.
• Realiza una revisión semanal detallada para purgar, actualizar, mantener y desarrollar tus sistemas.
• Revisa las listas de metas, valores y visiones a más largo plazo tan a menudo como sea necesario para mantener tu lista de proyectos completa y actualizada.

5. Actuar

• Toma decisiones acerca de tus acciones sobre la base de lo que puedes hacer (contexto), del tiempo y la energía de que dispones, y, finalmente, de tus prioridades.
• Mantente flexible con la ayuda de un sistema de recordatorios «integral», siempre accesible para efectuar su revisión, y confía en tu intuición para las decisiones y elecciones de cada momento.
• Asegúrate de tomar las mejores decisiones intuitivas mediante un enfoque regular y consistente en las prioridades («¿Qué valor tiene que haga X en lugar de Y?»). Revisa y reevalúa tus compromisos a intervalos adecuados en todos los niveles de tu vida y de tu trabajo:
  • Nivel de calle: acciones del momento. REVISIÓN DIARIA.
  • 3.000 metros: proyectos actuales. REVISIÓN SEMANAL.
  • 6.000 metros: responsabilidades actuales. REVISIÓN MENSUAL.
  • 9.000 metros: objetivos a uno o dos años. REVISIÓN TRIMESTRAL.
  • 12.000 metros: objetivos a tres o cinco años. REVISIÓN ANUAL.
  • Más de 15.000 metros: carrera, metas, estilo e vida, sueños. REVISIÓN CADA 2-3 AÑOS.

Modelo de planificación «natural» de proyectos

El modelo se basa en la manera que tiene el cerebro de prepara naturalmente cualquier plan. Proporciona un control «vertical», es decir, la forma más efectiva de pensar en un proyecto específico.

1. Propósito/principios-guía

• ¿Por qué lo estás haciendo? ¿Qué supondría realmente «cumplir con el propósito»?
• ¿Cuáles son los criterios clave para adoptar decisiones y acciones en relación con este proyecto. ¿Qué reglas debemos seguir?
• El propósito y los principios son los criterios orientativos para adoptar decisiones en este proyecto.

2. Misión/visión/meta/resultado exitoso

• ¿Qué constituiría un éxito total en este proyecto? ¿Cómo sabría que lo he alcanzado?
• ¿Qué supondría el éxito para las distintas partes interesadas?

3. Lluvia de ideas

• ¿Qué es todo lo que se me ocurre acerca de esto? ¿Cuál es la realidad presente?
• ¿Qué es lo que sé? ¿Qué es lo que no sé? ¿Qué debería tomar en consideración?
• Sé exhaustivo, ten la mente abierta y sin prejuicios, y evita el análisis crítico.
• Considera el proyecto desde todas las perspectivas.

4. Organización

• Identifica componentes (subproyectos), secuencias y/o prioridades.
• Crea esbozos, listas por puntos o diagramas organizativos para cubrir las necesidades de revisión y control.

5. Próximas acciones

• Determina las próximas acciones en cada uno de los componentes independientes actuales del proyectos. ¿Qué debería hacer a continuación, y quién lo hará?
• Si se necesita más planificación, determina la próxima acción para cubrir el objetivo.

Si fuera necesario, cambia el nivel de enfoque

• Si tu proyecto necesita más claridad, eleva tu perspectiva. Por ejemplo, pasa de las acciones a los planes, de los planes a la lluvia de ideas, de la visión al propósito.
• Si tu proyecto necesita más acción, baja tu perspectiva. Por ejemplo, pasa de la visión a la lluvia de ideas, de los planes a las acciones.

¿Cuánta planificación es necesaria?

• Si te has quitado el proyecto de tu mente, la planificación es suficiente.
• Si no te has quitado el proyecto de tu mente, sigue aplicando el modelo hasta que esté claro.

 

Modelo de revisión semanal

El primer desafío consiste en implementar todos estos modelo, pero el segundo es mantenerlos activos y funcionales. Esta es la clave para conseguir un estilo de vida y de trabajo consistentemente más relajado y productivo.

Siempre que se aplica este proceso se promueve un aumento de la confianza y del pensamiento ejecutivo.

Este proceso alcanza su máxima eficacia cuando se practica cada siete días.

Papeles sueltos

• Recoge todos tus papeles sueltos, tarjetas comerciales, recibos, notas y demás.
• Ponlo todo en tu bandeja de entrada para procesarlo.

Procesa tus notas

• Revisa todas las entradas de diario, notas de reuniones, notas de voz, anotaciones en bloc y demás.
• Toma una decisión sobre ellos e introdúcelos en el sistema según corresponda, como próximas acciones, proyectos, asuntos en espera, etc.

Vacía la mente

• Escribe y divide en categorías adecuadas todos los nuevos proyectos, acciones, asuntos en espera, proyectos «tal vez/algún día», etc., que no hayas recopilado aún.

Revisa las listas de acciones

• Tacha las acciones realizadas.
• Revisa los recordatorios de los próximos pasos requeridos.

Revisa la lista de los «asuntos en espera»

• Anota las acciones requeridas para cualquier seguimiento necesario.
• Tacha todo lo que ya se ha recibido.

Revisa la lista de proyectos (y de grandes resultados)

• Evalúa el estado de tus proyectos, metas y resultados deseados, uno por uno, asegurándote de que hay al menos una próxima acción prevista para cada uno.
• Hojea el material de soporte para encontrar ideas de nuevas acciones, finalizaciones, asuntos en espera, etc.

Revisa los datos del calendario pasado

• Revisa el calendario anterior con detalle en busca de acciones pendientes, datos de referencia, etc.
• Introdúcelos en el sistema activo.

Revisa el calendario futuro

• Revisa los actos previstos en el calendario, tanto a corto como a largo plazo.
• Registra las acciones que te sugieran.

Revisa cualquier lista de control relevante

• Úsala como estímulo para nuevas acciones.

Revisa la lista «algún día/tal vez»

• Comprueba si hay algún proyecto que ahora pueda llevarse a la práctica, y pásalo a la lista de proyectos.
• Borra los proyectos que ya no tengan interés.

Sé creativo y valiente

• ¿Alguna idea nueva, maravillosa, alocada, creativa, sugestiva y arriesgada para añadir a tu sistema?

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Te animo a compartir cualquier comentario o experiencia relacionada con el uso del método GTD de David Allen.

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Fuente: David Allen – «Sé más eficaz«

 

Autor del blog: Carlos Puig Sagi-Vela